"Wer kümmert sich eigentlich darum?" Rollen und Verantwortlichkeiten im Team

Eine effiziente Workshop-Methode für klare Verantwortlichkeiten.

Warum die Frage „Wer macht das eigentlich?“

in vielen Teams immer wieder auftaucht

Wir erleben es in der Begleitung von unseren Kunden immer wieder: Ein Team diskutiert über eine Aufgabe, ein Projekt oder eine Entscheidung und plötzlich stellt jemand die Frage:

„Wer kümmert sich eigentlich darum?“

Für einen kurzen Moment wird es still.

Eigentlich müsste die Antwort klar sein. Schließlich gibt es Projektleitungen, Teamleitungen, Product Owner oder andere definierte Rollen. Trotzdem bleibt die Frage oft unbeantwortet. Das Überraschende daran: In den meisten Fällen fehlen gar nicht die Rollen. Auf dem Organigramm ist meist sauber beschrieben, wer welche Funktion innehat.

Das eigentliche Problem liegt tiefer.

Viele Teams haben keine unklaren Rollen. Sie haben unklare Tätigkeiten. Und genau dadurch entstehen Missverständnisse, Abstimmungsschleifen und Aufgaben, die am Ende niemand wirklich übernimmt.

Das eigentliche Problem: Rollen sind zwar benannt, die Arbeit dahinter aber nicht

Wenn Teams über Verantwortlichkeiten sprechen, meinen sie häufig Rollenbezeichnungen.

Dann fallen Begriffe wie:

• Projektleitung

• Product Owner

• Teamleitung

• Scrum Master

  
  

Das klingt zunächst nach Klarheit.

Schaut man genauer hin, wird jedoch deutlich, dass diese Begriffe oft nur Überschriften sind.

Nehmen wir als Beispiel eine Projektleitung.

Was bedeutet das konkret?

• Wer bereitet Meetings vor?

• Wer dokumentiert Entscheidungen?

• Wer verfolgt offene Punkte?

• Wer stimmt sich mit Stakeholdern ab?

• Wer sorgt dafür, dass Vereinbarungen umgesetzt werden?

  
  

Solange diese Fragen nicht beantwortet sind, bleibt die Rolle abstrakt.

Die eigentliche Arbeit bleibt unsichtbar – und damit auch die Verantwortung dafür.

Warum unklare Verantwortlichkeiten Teams ausbremsen

Die Folgen zeigen sich selten in großen Konflikten. Viel häufiger begegnen sie uns im Arbeitsalltag.

Zum Beispiel dann, wenn:

• Aufgaben liegen bleiben

• Entscheidungen unnötig lange dauern

• Themen zwischen mehreren Personen hin- und hergeschoben werden

• Abstimmungsaufwand steigt

• niemand genau weiß, wer den nächsten Schritt macht

  
  

Dabei steckt selten böse Absicht dahinter. In den meisten Fällen fehlt schlicht die Klarheit darüber, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist. Und genau das kostet Teams Geschwindigkeit.

Unser Lieblingswerkzeug für mehr Rollenklarheit:

Der Rollen-Workshop

In den vergangenen Jahren haben wir mit vielen Methoden gearbeitet, um Verantwortlichkeiten zu klären. Eine Methode setzen wir mittlerweile besonders häufig ein:

Der Rollen-Workshop

Warum?

Weil der Workshop nicht bei Rollen beginnt.

Sondern bei der Arbeit.

Die meisten Organisationen starten mit Fragen wie:

• Welche Rollen brauchen wir?

• Wer übernimmt die Projektleitung?

• Wer wird Product Owner?

  
  

Wir stellen zunächst eine andere Frage:

Welche Arbeit fällt eigentlich an?

Erst wenn diese Frage beantwortet ist, beginnen wir damit, Verantwortlichkeiten zu strukturieren und Rollen abzuleiten.

Genau darin liegt aus unserer Sicht die größte Stärke der Methode.

Anleitung - So funktioniert das Ganze

Die Methode ist einfach.

Der eigentliche Aufwand liegt nicht im Verstehen, sondern im sauberen Durcharbeiten.

Schritt 1: Tätigkeiten sammeln

Im ersten Schritt sammelt ihr alle wiederkehrenden Tätigkeiten. Und damit meinen wir ALLE !!!

Arbeitet am besten mit einem Online-Tool wie z.B. Conceptboard, Miro oder Mural.

Wichtig dabei:

Jede Tätigkeit wird möglichst konkret beschrieben.

Wir arbeiten dabei mit einer einfachen Regel:

Jede Aufgabe braucht ein aktives Verb.

Zum Beispiel:

✅ Team-Meeting moderieren

✅ Statusbericht erstellen

✅ Anforderungen priorisieren

❌ Kommunikation

❌ Projektsteuerung

❌ Stakeholder Management

Je konkreter die Tätigkeiten beschrieben sind, desto besser wird später das Ergebnis.

Dieser Schritt wirkt oft etwas mühsam.

Er ist aber die Grundlage für alles, was danach kommt.

Schritt 2: Tätigkeiten zu Rollen clustern

Im nächsten Schritt werden zusammengehörende Tätigkeiten gruppiert.

Aus einzelnen Tätigkeiten entstehen nun Rollen.

Typischerweise umfasst eine Rolle etwa fünf bis zehn zusammenhängende Tätigkeiten.

Dadurch entstehen häufig mehrere Rollen dort, wo vorher nur eine Funktion sichtbar war.

Und genau dadurch entsteht später die gewünschte Klarheit.

Eine Rolle sollte einen klar abgegrenzten Verantwortungsbereich beschreiben. Nutzt dafür Rollenbeschreibungen wie:

• Care Taking Team

• Workshop Begleitung

• Backlog Management

Schritt 3: Ziel beschreiben

Nachdem die Tätigkeiten zu sinnvollen Clustern zusammengeführt wurden und einen Namen bekommen haben, erhalten die Rollen ein Ziel.

Also eine Antwort auf die Frage:

Wofür braucht das Team diese Rolle?

Beispiele können sein:

• Alle Team-Meetings sind effizient und gut vorbereitet.

• Entscheidungen werden transparent dokumentiert.

• Stakeholder sind jederzeit informiert.

• Das Team hat einen aktuellen Überblick über seine Prioritäten.

  
  

Das Ziel hilft euch dabei, die Wirksamkeit der Rolle regelmäßig zu überprüfen (Für uns hat sich eine quartalsweise Überprüfung bewährt). Rollen die nicht mehr benötigt werden, kommen in den Müll. Neue können dazu kommen. So könnt ihr flexibel auf Anforderungen reagieren.

Schritt 4: Rollen vergeben

Erst jetzt werden die Rollen konkreten Personen zugeordnet.

Ordnet euch den Rollen zu, von denen ihr glaubt einen Beitrag leisten zu können. Ja, ihr habt richtig gehört: Ihr ordnet euch im ersten Schritt selbst zu. Also Pull-Prinzip!

Unsere Erfahrung ist:

Dadurch werden die Diskussionen rund um die Betreuung der Rollen deutlich sachlicher und konstruktiver. Ihr kommt darüber ins Gespräch wie ihr euch wirklich wirksam organisiert.

Das Team weiß nun:

• welche Arbeit anfällt

• welche Rollen dafür notwendig sind

• welche Verantwortlichkeiten in den Rollen liegen

• wer die jeweilige Rolle übernimmt

  
  

Schritt 5: Vertretungen festlegen

Eine Frage stellen wir in jedem Workshop:

Was passiert, wenn die Person morgen im Urlaub oder krank ist?

Spätestens an dieser Stelle merken viele Teams, wie abhängig sie von einzelnen Personen geworden sind.

Deshalb ergänzen wir für jede Rolle mindestens eine Vertretung.

Besser ist sogar, wenn eine Rolle von mehreren Personen betreut wird. So können sich Aufgaben geteilt werden.

Dadurch entsteht zusätzliche Transparenz und Sicherheit.

Das Team weiß nicht nur, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.

Es weiß auch, wer einspringen kann, wenn jemand ausfällt.

Genau dieser Schritt macht aus einer Rollenbeschreibung ein belastbares System für die tägliche Zusammenarbeit.

Die drei häufigsten Fehler bei der Rollenklärung

In den vergangenen Jahren haben wir diese Methode mit sehr vielen Teams durchgeführt.

Dabei tauchen immer wieder dieselben Fehler auf.

Die gute Nachricht:

Wenn Ihr diese Fehler kennt, könnt Ihr sie relativ einfach vermeiden.

Fehler 1: Aufgaben zu abstrakt beschreiben

Der häufigste Fehler entsteht bereits im ersten Schritt.

Teams sammeln Aufgaben wie:

• Kommunikation

• Auftragsklärung

• Stakeholder Management

• Projektsteuerung

  
  

Das Problem:

Niemand weiß genau, was damit gemeint ist.

Deshalb arbeiten wir mit einer einfachen Regel:

Jede Aufgabe braucht ein aktives Verb.

Zum Beispiel:

• führt Auftragsklärungsgespräche

• erstellt Statusupdates

• moderiert Stakeholder-Termine

• dokumentiert Entscheidungen

  
  

Je konkreter die Tätigkeit beschrieben wird, desto leichter lässt sie sich später einer Rolle zuordnen.

Fehler 2: Aufgaben nicht tief genug beschreiben

Manche Aufgaben wirken auf den ersten Blick konkret.

Sind sie aber nicht.

Ein gutes Beispiel ist:

Meeting organisieren

Was bedeutet das genau?

• Termine koordinieren?

• Agenda vorbereiten?

• Meeting moderieren?

• Entscheidungen dokumentieren?

• Follow-ups nachhalten?

  
  

Oft stecken hinter einer vermeintlich einfachen Aufgabe mehrere Tätigkeiten.

Wer diese Tätigkeiten nicht sichtbar macht, erzeugt später wieder Interpretationsspielraum.

Und genau den möchten wir eigentlich vermeiden.

Fehler 3: Wieder in Stellenbeschreibungen zurückfallen

Nachdem die Tätigkeiten gesammelt wurden, beginnt das Clustern.

Und genau hier passiert häufig der dritte Fehler.

Teams gruppieren viele Aufgaben und schreiben darüber:

• Projektleitung

• Product Owner

• Teamleitung

  
  

Damit landen sie jedoch wieder genau an dem Punkt, an dem sie gestartet sind.

Die eigentliche Frage lautet nicht:

Welche Stellen haben wir?

Sondern:

Welche Verantwortungsbereiche brauchen wir?

Eine gute Rolle beschreibt einen klar abgegrenzten Verantwortungsbereich.

Nicht die komplette Stellenbeschreibung einer Person.

Wenn Teams diesen Unterschied verstehen, entsteht meist deutlich mehr Klarheit als zuvor.

Rollenkarte

Was Teams während des Workshops überrascht

Der Workshop beginnt meist sehr pragmatisch.

Die Teilnehmenden sammeln Tätigkeiten, gruppieren diese zu Rollen und diskutieren Verantwortlichkeiten.

Auf den ersten Blick wirkt das nach klassischer Fleißarbeit.

Genau darin liegen jedoch oft die größten Erkenntnisse.

Aha-Moment 1: Zusammenarbeit erzeugt auch Arbeit

Am Anfang sammeln Teams meist fachliche Aufgaben.

Also alles, was direkt mit Kunden, Projekten, Produkten oder Dienstleistungen zu tun hat.

Irgendwann stellen wir dann eine zusätzliche Frage:

Welche Arbeit ist eigentlich notwendig, damit Ihr gut zusammenarbeiten könnt?

Und genau an dieser Stelle entsteht oft der erste große Aha-Moment.

Plötzlich tauchen Aufgaben auf wie:

• Meetings moderieren

• Entscheidungen dokumentieren

• Konflikte ansprechen

• Wissen teilen

• neue Kolleg:innen einarbeiten

• Retrospektiven organisieren

Viele Teams stellen dabei fest:

Gute Zusammenarbeit passiert nicht einfach. Sie erzeugt eigene Arbeit.

Und genau diese Arbeit braucht ebenfalls klare Verantwortlichkeiten.

Aha-Moment 2: Die gesamte Arbeit wird sichtbar

Der zweite Aha-Moment entsteht meist ganz am Ende.

Dann liegt die fertige Rollenlandkarte vor dem Team.

Zum ersten Mal wird sichtbar:

• welche Arbeit überhaupt anfällt

• wie diese Arbeit zusammenhängt

• wer welche Verantwortung übernimmt

• wer Vertretungen übernimmt

Viele Teams sagen an dieser Stelle sinngemäß:

„Jetzt sehen wir zum ersten Mal, was wir eigentlich alles tun.“

Und genau deshalb endet der Workshop nicht mit einer Rollenbeschreibung.

Er endet mit einer gemeinsamen Landkarte der Arbeit.

Was sich nach dem Workshop verändert

Wenn der Workshop abgeschlossen ist, verändert sich oft etwas sehr Grundlegendes.

Das Team hat plötzlich ein gemeinsames Bild seiner Arbeit.

Zum ersten Mal wird sichtbar:

• welche Aufgaben überhaupt anfallen

• welche Verantwortungsbereiche existieren

• wer welche Rolle übernimmt

• wer als Vertretung einspringen kann

Viele Teams beschreiben das oft als größte Veränderung.

Nicht, weil neue Arbeit entstanden wäre.

Sondern weil die bereits vorhandene Arbeit endlich sichtbar geworden ist.

Die Auswirkungen zeigen sich meist unmittelbar.

Typische Rückmeldungen sind:

• Entscheidungen werden schneller getroffen.

• Abstimmungen werden einfacher.

• Aufgaben bleiben seltener liegen.

• Verantwortlichkeiten müssen weniger häufig diskutiert werden.

Vor allem entsteht ein Gefühl von Orientierung.

Jeder weiß, wer für welches Thema ansprechbar ist.

Und jeder weiß, welche Verantwortung er selbst übernommen hat.

Besonders spannend finden wir, dass die Rollenlandkarte oft weit über den eigentlichen Workshop hinaus genutzt wird.

Zum Beispiel für:

• die Einarbeitung neuer Kolleg:innen

• Recruiting-Prozesse

• bei neuen Projekten

• für die Besetzung von Meetings

• die Weiterentwicklung von Teams

Dadurch wird aus einem Workshop-Ergebnis ein Werkzeug, das Teams über einen langen Zeitraum begleitet.

Fazit

Klare Verantwortlichkeiten entstehen nicht dadurch, dass Rollen benannt werden.

Sie entstehen dadurch, dass die Arbeit sichtbar gemacht wird.

Genau deshalb beginnen wir bei der Rollenklärung nicht mit Organigrammen, Stellenbeschreibungen oder Funktionsbezeichnungen.

Wir beginnen mit einer einfachen Frage:

Welche Arbeit fällt eigentlich an?

Erst wenn diese Frage beantwortet ist, lassen sich Verantwortlichkeiten sinnvoll strukturieren und Rollen definieren.

Wer erleben möchte, wie gut es sich anfühlt, zu jeder Zeit zu wissen, wer was macht, sollte diese Methode einmal ausprobieren.

Wenn Du an weiteren Lieblingstools von uns interessiert bist, dann schau Dir unsere 11 Tipps für virtuelle Team-Meetingsoder unsere Top 25 Tools Moderations-Tools an. Möchtest Du gerne mit Deinen Kolleg:innen noch mehr über Workshops lernen die Arbeit nachhaltig verändern, melde Dich gerne und gönne Dir einen Tag Begleitung mit uns.