11 Tipps für Dein virtuelles Team Meeting



Nach den letzten Monaten haben wir im Rahmen von Online-Meetings einiges gelernt und uns an viele Dinge gewöhnt! Dennoch: Virtuelle Meetings haben nicht den besten Ruf, obwohl sie fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags geworden sind! Das Fehlen eines physischen Miteinanders und technische Probleme machen es uns nicht immer einfach und sorgen dafür, dass die vorhandenen Besprechungstools nicht optimal genutzt werden können. Aber wen wundert es auch? Diese „neue Normalität“ des Remote-First-Arbeitens kam ohne große Vorwarnung zustande und viele Teams kommunizieren zum ersten Mal virtuell!


In diesem Blogbeitrag möchten wir deshalb unsere Tipps für eine erfolgreiche Durchführung und Moderation von Online-Meetings präsentieren!


Moderationstipps und -techniken

Die Qualität von Online-Meetings ist in der Regel trotz der vielen Übung in den letzten Monaten unterdurchschnittlich. Doch das muss nicht sein! Als Moderator:innen von Remote-Meetings können wir viel tun, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Gesamtqualität für alle Beteiligten zu verbessern.

1. Spart nicht bei der Ausrüstung!

Wenn Ihr großartige Online-Meetings mit reibungsloser Kommunikation durchführen möchtet, benötigt Ihr eine qualitiativ hochwertige Ausrüstung. Das bedeutet, in ein gutes Headset, ein gutes Mikrofon und eine gute Kamera zu investieren (für sich selbst und / oder für Euren Konferenzraum).

Wir können dabei insbesondere externe Webcams empfehlen, weil wir mit diesen die besten Erfahrungen gemacht haben. Oft haben im Laptop eingebaute Kameras Probleme mit der Helligkeit und der Auflösung.


2. Testet die Technologie im Voraus!

Zu Beginn eines Meetings gibt es nichts was die Dynamik so beeinträchtigt, wie eine Verzögerung von 15 Minuten, weil Teilnehmende noch Software herunterladen müssen oder die Videofunktion nicht einsatzbereit ist. Vor einem virtuellen Meeting sollten alle Teilnehmenden die Technologie testen und sicherstellen, dass sie mit den Hauptfunktionen vertraut sind. Besonders in Gesprächen mit Kund:innen ist zu bedenken, dass alle mit denselben Softwarepaketen vertraut sein sollten.


3. Beginnt mit einem "Icebreaker"!

Verpasst nicht die Gelegenheit, Euch mit Kolleg:innen aus der Ferne zu verbinden und ihnen zu helfen, Präsenz im Raum zu zeigen. Smalltalk hilft dabei, sich als Teil der Gemeinschaft zu fühlen. Sog. "Icebreaker" (dt.: Eisbrecher) sind dabei eine Variante, die alle zum Reden bringt, bevor das Meeting offiziell beginnt. Kommunikationsforscher:innen haben herausgefunden, dass Menschen, die bereits einmal etwas zum Gespräch beigetragen haben, auch ein zweites Mal etwas sagen. Der zweite Vorteil ist, dass die Teilnehmenden Zeit haben, sich kennenzulernen.


4. Definiert Euren Kommunikationsrahmen!

Gibt es Verhaltensweisen, die Ihr während des Meetings fördern möchtet, z. B. die Stummschaltung, wenn nicht gesprochen wird, oder das Heben der Hand, um anzuzeigen, dass Du sprechen möchtest? Dann kommuniziert dies von Anfang an. Darüber hinaus könnt Ihr Euch darauf einigen, dass sich alle auf das Meeting fokussieren und sich währenddessen nicht vom Handy ablenken lassen oder an anderen Aufgaben arbeiten. Auch online gilt: Legt vor Beginn des Meetings Eure individuelle Besprechungsetikette fest und teilt diese. Damit verliert Ihr keine wertvolle Zeit während des Gesprächs und die Wahrscheinlichkeit, dass Missverständnisse aufkommen, wird reduziert!


5. Setzt "ELMO" ein!

Nein, wir sprechen an dieser Stelle nicht von dem bekannten roten Muppet. ELMO steht als englisches Akronym für: „Enough! Let's move on!". Es handelt sich dabei um eine unterhaltsame Möglichkeit und eine Art Ritual, um einen der häufigsten Produktivitätskiller bei Besprechungen zu vermeiden: Endlose Diskussionen, die die Meeting-Ziele nicht unterstützen!

In Remote-Meetings kann es schwierig sein, sich gegenseitig verbal zu unterbrechen. ELMO kann eine Karte sein, die Teilnehmende hochhalten, eine Handmeldung oder der Inhalt einer Chat-Nachricht. Sie bedeutet, dass der:diejenige bereit ist, mit dem nächsten Thema fortzufahren.

Wenn Ihr Euch über ELMO hinaus nonverbal ausdrücken möchtet, dann eignen sich bestimmt unsere Videokonferenz-Karten, die Ihr in Euren Remote-Meetings einsetzen könnt und so die Kommunikation ohne Meetingunterbrechung erreicht!


6. Stellt als Moderator:innen sicher, dass jede:r die Möglichkeit hat zu sprechen!

Ein:e gute:r Moderator:in sorgt dafür, dass die Stimmen aller gehört werden. Die meisten Softwarehersteller bieten mittlerweile die "Hand heben"-Funktion. Das Gute: Die Auflistung aller Teilnehmenden, die eine Wortmeldung haben, wird der Reihenfolge nach angezeigt, in der die Hände gehoben wurden. Das hilft Dir als Moderator:in eine Diskussion zu strukturieren.


7. Wählt Menschen aus, um Fragen zu beantworten!

In einer Gruppensitzung wird oft die Frage in den Raum geworfen: "Möchte jemand darauf antworten?" Das endet häufig damit, dass mehrer Menschen durcheinander reden oder es entsteht eine unangenehme Stille. Eine Möglichkeit, dies zu lösen, besteht darin, jemanden aktiv um Antwort zu bitten. Gleichzeitig solltet Ihr euch bewusst sein, dass es einigen Personen unangenehm sein könnte, aufgerufen zu werden. Kommuniziert daher, dass es auch in Ordnung ist, die Frage zunächst weiterzugeben. Es ist okay, zu sagen: „Ich würde es gut finden, wenn sich zuerst eine der anderen Personen mitteilt!"


8. Setzt begleitende Tools ein!